A organização e bom gerenciamento de tempo são fundamentais para que um consultório odontológico seja produtivo. Um desafio que o ortodontista moderno precisa encarar é o equilíbrio e organização de horários e agendas, muitas vezes em mais de um consultório odontológico. Sendo para um consultório ou vários, manter sua agenda em um sistema online tem várias vantagens e facilidades, além de ser um meio seguro em caso de falhas de sistemas.
Na seção do ortodontista dessa semana, abordo algumas soluções baratas e simples (outras nem tanto), que podem ser usadas por ortodontistas em qualquer consultório odontológico.
As vantagens para o ortodontista da agenda online
Com certeza a comodidade seria a primeira vantagem a ser citada. Um sistema online te permite saber como estará o movimento do seu consultório a qualquer momento. Você pode saber como estará sua agenda na próxima semana sentado na sua casa em um sábado a noite. Caso algum paciente entre em contato diretamente com você, como no caso de uma urgência, você mesmo pode fazer a marcação do horário através de seu celular ou computador sem precisar se lembrar de acrescentar isso à sua agenda futuramente.
Outra vantagem é que você sempre terá um backup de tudo. Quando passamos os nossos arquivos para o formato digital, sempre devemos ter um backup em algum lugar. Se o ortodontista mantém suas fichas de pacientes em um computador apenas, deve procurar imediatamente uma ferramenta de backup para fazer uma cópia de segurança desses arquivos. Com sua agenda não pode ser diferente, imagine ter ela salva em um computador apenas, e que esse computador tenha uma pane algum dia? Se o ortodontista tiver sua agenda salva em outro lugar, reduzirá as chances de uma grande dor de cabeça.
Finalmente, a agenda de um ortodontista muda frequentemente. Pacientes remarcam consultas em cima da hora, faltam e encaixes são muitas vezes necessários. Uma agenda online agiliza a comunicação secretária-ortodontista, atualizando o último em tempo real. Você pode acompanhar sua agenda através de seu celular, tablets ou computadores pelo consultório. Se optar por mantê-la apenas em formato digital, pode ainda economizar papel.
Desvantagens do sistema de agenda online para o ortodontista
Todo sistema digital depende de energia para funcionar, quedas de energia podem causar problemas pois a agenda não pode ser consultada ou modificada. Outra dificuldade que pode acontecer é queda do sinal de internet. Nesse caso a agenda ainda pode ser consultada, mas modificações ficarão pendentes até que o sinal volte.
Uma solução para essas duas situações seria ter um tablet ou celular com acesso a uma rede 4g. Dessa maneira mesmo havendo uma queda de energia ou internet, o ortodontista ainda terá pelo menos um dispositivo de segurança.
Algumas opções de softwares
Google Agenda
Eu atualmente uso essa, pois já uso o gmail há algum tempo e ela está integrada com o serviço. Uma das facilidades é que pode ser acessada de qualquer navegador, é leve e de uso extremamente simples. Também tem boa integração com dispositivos móveis, tanto iOS como Android. Eu mesmo uso ela nas três plataformas e ela é bem fluida.
Uma vantagem é que a agenda fica armazenada no seu dispositivo. Mesmo que haja perda de conexão à internet, pelo menos a última atualização da agenda estará disponível.
Entre as desvantagens estão a falta de templates para compromissos, toda vez você tem que entrar os dados manualmente, inclusive a duração dos compromissos, que estão configurados para 1 hora na agenda (o que acaba sendo muito para consultas de ortodontia).
Na verdade não é específica para ortodontistas (como veremos algumas boas opções para nós mais abaixo). Porém, o fato de ser gratuito e sua simplicidade me servem bem.
iCloud
Já usei por muito tempo, porém pelo fato de ser restrito apenas a dispositivos iOS acabei mudando para o serviço da Google. Também é uma boa opção e gratuita.
As desvantagens são basicamente as mesmas do serviço da Google, além de estar preso a dispositivos da Apple caso deseje fazer alguma alteração (isso só se aplica no caso de celulares e tablets).
Ortoapp
Um serviço mobile dedicado a ortodontistas (na verdade o único que era dedicado exclusivamente a ortodontistas). Usei o serviço por algum tempo e achei interessante É um sistema bem básico, localizado na nuvem e com acesso através de navegador ou celular. Algumas funcionalidades são controle financeiro, cadastro de pacientes e uma agenda básica. Uma funcionalidade bem interessante é a possibilidade de configurar envios automáticos de emails para lembrar pacientes de consulta, após as consultas, em aniversários ou datas específicas. Seria mais interessante se tivesse uma funcionalidade de SMS também.
Pelo fato de ser localizado na nuvem, depende exclusivamente de acesso a internet. E também não integra com seus dispositivos mobile tão bem quanto as agendas da Apple ou Google, que podem emitir alertas no seu dispositivo.
Os valores são R$ 29,90 mensal ou R$ 290,00 anual.
Shosp
Um serviço de agenda para cirurgiões-dentistas que tem como chamativo principal o envio de SMS e emails automáticos para confirmar pacientes. A agenda tem algumas funções interessantes para ortodontistas, como status de pacientes (atrasos, faltas, pacientes aguardando), encaixe de horários, bloqueio de horários, controle de retorno, salas, etc.
O agendamento é simples, e funciona em versões mobile para Android e iOS. Outras funções interessantes são possibilidade de usar em várias clínicas, chat interno e suporte técnico em tempo real.
Uma desvantagem que pesa é o fato de o sistema ser exclusivamente online. Então se você optar por esse sistema, tenha um dispositivo com acesso a uma rede 3g sempre disponível por perto para não ficar sem acesso à sua agenda. Mas mesmo apesar disso, achei o sistema com funcionalidades muito boas.
Os preços variam de R$ 59,00 para um prestador, até planos mais robustos de R$ 675,00 para até 35 prestadores. Um serviço que eu definitivamente tenho vontade de testar.
XDental
Um software já bem conhecido dos profissionais da odontologia, a solução busca integrar todas as especialidades de um consultório em um software só. O software visa gerenciar uma clínica nos aspectos de agendamento, cadastro de pacientes, financeiro, controle de estoque, etc…
Um serviço a parte de envio de sms para confirmação de horários pode ser contratado, porém não faz envios automáticos.
Entre as desvantagens estão a interface pesada e complicada, chegando a ser até contra-intuitiva em alguns momentos. Processos simples acabam ficando dificultados pelo excesso de etapas que o software impõe. Se você não se sente muito a vontade com computadores, eu levaria isso em consideração. A agenda nesse caso não é online, ficando armazenada no seu computador. Porém uma nova versão mobile foi lançada que disponibilizaria a agenda em dispositivos móveis.
Eu comprei a versão mobile na pré-venda para tentar usar no meu consultório, mas após 4 meses e alguns contatos com a equipe, nunca a recebi. Acabei desistindo e pedindo o reembolso. Então não tenho como passar minhas impressões sobre essa parte do sistema.
Pelo preço elevado e a complexidade do software, se você busca soluções mais simples, sugiro tentar alguma das acima citadas antes de comprar o Xdental. Se tiver interesse, compensa esperar por uma das várias promoções que eles realizam durante o ano.
E por último mas não menos importante…
Aqui estão algumas outras opções que vi ao pesquisar na internet, mas não falarei especificamente sobre cada uma delas pois realmente não conheço as plataformas bem o suficiente para isso. Algumas são bem conhecidas e usadas por ortodontistas, como o Easy Dental, outras surgiram em uma pesquisa no Google. Caso esteja procurando uma solução para seu consultório odontológico, sempre compensa ter mais possibilidades.
O mercado de softwares é um dos que mais crescem no Brasil e um nicho que está sendo bem explorado é o de programas voltados para cirurgiões-dentistas. Recomendo buscar uma plataforma que satisfaça suas necessidades sem ser muito complicada. Não adianta implementar uma solução que vai acabar em desuso por que o ortodontista ou sua secretária não têm paciência com ela. O ideal é que a tecnologia trabalhe para o ortodontista e não o contrário.
E lembre-se: sempre teste o produto antes de comprar.
Cirurgião-dentista, especialista em ortodontia pela ABO-GO com 10 anos de experiência. Mestre e doutorando em ciências da saúde pela UFG. Professor nas universidades Fasam e Integra, membro da diretoria da Associação Brasileira de Ortodontia (ABOR-GO). Credenciado no sistema Invisalign e apaixonado por ensino, música e tecnologia. Artigos publicados neste blog, sites e revistas científicas.
