Evernote no consultório: Organizando o evernote

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Essa postagem é a continuação e segunda parte do guia para usar o Evernote no consultório. Se quiser ler a primeira parte com uma introdução sobre o assunto (que eu recomendo se ainda não o fez), leia Evernote na ortodontia: Organizando seu consultório odontológico.

Vou falar hoje sobre a maneira como organizei o Evernote para entre outras funções, organizar a documentação de pacientes. Chega de ficar procurando uma pasta com fotografias de um paciente no meio do caos que acaba virando a rotina do consultório. Só preciso de um tablet ou computador e em segundos tenho tudo que preciso e quero saber nas minhas mãos. É rápido, é prático, é organizado e não é caro.

Entendendo a organização do Evernote: Cadernos

O primeiro passo para se usar o evernote no consultório é entender a maneira como o Evernote se organiza. Ele é um programa com muita flexibilidade o que possibilita que o seu uso seja adaptado ao seu jeito de trabalhar.

Relembrando o que eu falei na postagem passada, o Evernote se organiza em notas, que são arquivos onde você pode escrever, gravar um audio, desenhar, colocar fotos, arquivos (pdf, word, power point), basicamente qualquer coisa. Uma mistura de pasta de arquivos com processador de textos.

Essas notas se agrupam em cadernos, que por sua vez podem ser agrupados em pilhas de cadernos. Essa é uma forma hierárquica e um pouco rígida do Evernote. Fica bem intuitivo e usei por muito tempo dessa forma.

Evernote na ortodontia
Hierarquia de notas, cadernos e pilhas de cadernos.

É um jeito bem visual de trabalhar. Imagine que você tem uma nota com os arquivos de um paciente. Essa nota vai estar dentro de um caderno de pacientes de ortodontia interceptativa ativos por exemplo. Você teria outros cadernos para pacientes de contenção, ortodontia fixa, etc. E todas esses cadernos estariam dentro de uma pilha de cadernos com o nome da sua clínica.

É prático, confortável e direto. O único problema é que se você tivesse mais informações. Imagine que você separa seus pacientes por sexo e maloclusão. Ou pacientes particulares ou de plano de saúde. Ou que usam aparelho ortodôntico convencional e Invisalign. Aí já teríamos um problema, pois uma nota não pode existir em mais de um caderno. E se você quiser usar o sistema para organizar de verdade seu consultório, você precisa de ter a capacidade de recuperar de maneira simples e rápida dados que te digam quantos pacientes você têm de classe II da mesma maneira que recupera informações sobre quantos pacientes são tratados por você ou outro colega por exemplo.

Aí que entram as etiquetas.

Entendendo a organização do Evernote: Tags

Etiquetas, ou tags, são marcadores colocados em cadernos, pilhas de cadernos e notas que não precisam respeitar uma hierarquia tão rígida. Uma etiqueta pode existir em vários cadernos pilhas de cadernos e uma nota pode ter várias etiquetas. Isso te dá uma flexibilidade muito grande, já que você não fica preso na hierarquia de três níveis de notas-cadernos-pilhas de cadernos.

Se você quer hierarquizar, o que eu acho importante para manter a organização das suas documentações, não se preocupe: etiquetas podem ser hierarquizadas em quantos níveis você quiser. Você pode ter uma tag para seus artigos de interesse, e dentro dessa categoria, uma para artigos clínicos, dentro dos artigos clínicos podem existir categorias para artigos de classe II e Classe III, e dentro da categoria de artigos para Classe II podem existir tags para classe II subdivisão, Classe II-1 e Classe II-2 por exemplo.

Observe na nota abaixo as etiquetas que foram inseridas. Perceba como tenho várias etiquetas para identificar o paciente e o melhor, todas elas ficam salvas. Se você criou uma etiqueta “Classe II-2”, na próxima vez que começar a digitar “Classe…” ele já vai te sugerir “Classe II-2”!

Evernote na ortodontia
A ficha padrão de um paciente. As fotos estão no arquivo power point, análise no arquivo excel. Embaixo há um sumário do plano de tratamento. Essa é a maneira que eu uso, você pode colocar o que quiser e como quiser. Eu geralmente deixo salvo uma versão .pdf da análise para poder abrir facilmente em celulares ou tablets.

Na figura abaixo eu mostro um pouco melhor o que é cada parte da nota:

evernote na ortodontia

Observou que as tags já fazem toda a descrição do caso de maneira simples da terapia adotada? Também me indicam nome do ortodontista responsável, sexo do paciente e outros dados.

Dessa forma, posso pesquisar facilmente pelo nome do paciente, pacientes com determinada maloclusão, de determinado sexo, passando por determinada terapia, etc… Essa maneira de usar o evernote no consultório é pra mim realmente interessante, pois dá um grau maior de controle. Lembre-se você que organiza o sistema da maneira como quiser.

Olhe no exemplo abaixo como ele me dá rapidamente as informações de pacientes com variados tipos de situação. Ainda estou implementando o sistema no meu consultório, então os dados não estão realmente completos e não coloquei pacientes antigos.

Evernote no consultório
É fácil saber quantos pacientes de cada problema existem.

Como eu uso o Evernote no consultório

Após algum tempo com o programa e muita tentativa e erro, eu adotei um método híbrido, mais baseado em tags do que cadernos. Eu tenho poucos cadernos. São:

  • Inbox: Um caderno onde entram todas as informações no Evernote. Emails capturados, artigos na net, imagens, tudo vai para lá e de lá eu distribuo para a lista de leitura ou o arquivo. É importante ter uma caixa de entrada, por que quando você começa a usar o Evernote, você percebe que acaba acumulando muita informação no sistema pela facilidade que é capturar essa informação (e-mail, páginas na net, arquivos de texto, imagens, vídeos, ele captura tudo com um clique).
  • Lista de leitura: artigos e textos que ficam salvos offline no meu tablet até que eu os estude. Preciso de um caderno para isso pois só posso optar por deixar cadernos inteiros offline (versão premium apenas).
  • Arquivo: Tudo que eu quero guardar como referência futura. Artigos científicos, recibos, contratos, conversas de e-mail importantes, projetos, anotações, aulas, cursos. É o caderno geral e toda essa bagunça é organizada por meio das minhas tags.
  • Tarefas: Como uso o Evernote para tarefas, tenho um outro caderno offline com notas que correspondem a tarefas. Uso um método mais ou menos baseado no GTD do David Allen e no Secret Weapon, mas isso não está relacionado a essa postagem.
  • Pilha meu consultório: Uma pilha de cadernos com os seguintes cadernos: Pacientes Ativos, Pacientes Inativos, Pacientes Em Espera. Que são pacientes que estão em tratamento, pacientes que não estão em tratamento ativo e pacientes que estão aguardando início de tratamento.

Então uso apenas 4 cadernos e uma pilha com três cadernos dentro. O resto da organização é baseada nas tags.

Criei uma tag #Classificação Cefalométrica. O # serve para deixar ela nas primeiras posições da lista de tags. Dentro dela criei as seguintes tags:

  1. Tipo Facial
  2. Esquelético
  3. Classificação dentária
  4. Transverso
  5. Vertical
  6. Incisivos
  7. Funcional
  8. Sexo
  9. Tipo de Tratamento
  10. Ortodontista responsável

Obviamente você pode adaptar isso da maneira que lhe convir. O mais importante ao se usar o Evernote no consultório é ter um sistema que te deixe confortável, mas o interessante é que sejam no máximo 10 categorias, vou explicar o motivo.

Dentro de cada uma dessas tags (tipo facial, esquelético, etc…) criei um grupo de tags que são os dados diagnósticos de interesse. Por exemplo a tag Classificação Dentária contém as seguintes tags:

  • 3. Classe I
  • 3. Classe II
  • 3. Classe II-2
  • 3. Classe III
  • 3. Subdivisão

Esses números são um dos segredos de se usar o evernote no consultório, quando estou classificando as tags de um paciente, simplesmente aperto 1 e o evernote me dá as opções de tipo facial (Braqui, meso, dólico), aperto em seguida 2 e escolho o padrão esquelético (Classe I, Classe II, Classe III, com Assimetria), aperto 3 e escolho a classificação de Angle. E por aí vai. O legal é que só preciso apertar a sequência de números e selecionar as opções para  rapidamente anotar as informações relevantes do caso.

Se eu quiser colocar uma informação que não aparece ainda, só preciso digitar e ela ser adicionada as tags existentes. A única coisa a se lembrar é depois colocar a tag na classificação correspondente, pois tags criadas ficam soltas. (ex.: se adicionei a tag 3. Classe I que não existia, depois vou no menu de Etiquetas e arrasto ela para a etiqueta-mãe Classificação Dentária).

Posso colocar mais de uma tag em cada categoria. Não preciso criar a Tag Classe II Subdivisão Direita. Posso usar as tags:

  • 3. Classe II
  • 3. Subdivisão
  • 3. Direita

São menos tags para organizar e se quiser buscar um paciente com essas informações é só selecionar as 3 tags.

Evernote no consultorio
Selecionando as tags Classe II e Subdivisão

Parece trabalhoso, mas compensa?

Eu sempre me interessei pela ideia de um consultório sem papel. De ter a informação sempre segura online e não precisar carregar uma pasta para o atendimento. Se estiver preparando uma apresentação ou postagem de blog, posso facilmente achar um paciente com as características que me interessam (ex.: Sexo feminino, dólico, classe II esquelética tratada com bionator). Se estiver discutindo um caso com um colega, posso simplesmente abrir o evernote na web e baixar o power point com os arquivos do paciente. Se meu computador estragar, eu tenho tudo salvo na nuvem. Usar o evernote no consultório me dá tudo isso por um custo muito baixo.

Como eu já usava o programa antes, para notas e tarefas, foi um jeito simples de adaptar uma metodologia completa para organizar minha rotina clínica. Eu não preciso trazer uma documentação para casa para estudar um caso, apenas abro meu computador e ela está aqui.

Tudo depende mesmo da sua vontade de ter um consultório sem papel e online. A mudança parece ser difícil no início, mas após um período de adaptação as coisas ficam fáceis e é bem recompensador.

Essa postagem foi bem longa, mas essa é eu acredito, a parte mais importante desse método. Eu estou tentando postar sobre tecnologia na clínica odontológica uma vez por mês, pois essas postagens são mais complexas e trabalhosas. Na próxima postagem vou falar sobre organização dentro das notas no Evernote e futuramente sobre métodos de captura de informações para o Evernote.

Se quiser, confira mais sobre o Evernote nessa postagem!

E lembrando, se quiser testar o programa, clicando no banner abaixo você ganha um mês grátis de Evernote Premium!

evernote ortodontia

 

Alexandre da Veiga Jardim
Cirurgião-dentista, especialista em ortodontia pela ABO-GO e mestrando em ciências da saúde pela UFG.

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6 COMENTÁRIOS

  1. Eu também utilizo o Evernote no meu consultório, e pra vida pessoal também baseada no método GTD do David Allen. Os colegas ficam boquiabertos quando mostro a evolução do meu sistema bem como os pacientes pois faço minhas apresentações de planejamento ortodôntico e clínico por lá também. Nunca tinha visto outro colega que usa assim como eu.
    A gente tem que acompanhar a tecnologia e quando “perdemos um tempinho” aprendendo ganhamos muito mais em segurança da informação, tranquilidade e organização!
    Parabéns por compartilhar!
    😉

    • Olá Fernanda!

      Que bom encontrar um colega que usa Evernote também! É um aplicativo muito interessante. Eu também o uso para tarefas em método mais ou menos baseado no GTD (método secret weapon, conhece?).

      O tempo gasto nos organizando acaba virando economia no futuro. Você faz as apresentações diretamente no Evernote ou usa um aplicativo próprio? Eu tentei no Evernote mas hoje uso o Power Point. Queria saber se algum colega teve experiência diferente.

      Obrigado por contribuir para a discussão!

      • Eu utilizo a própria apresentação no Evernote, mas confesso que eventualmente, talvez pelo meu sistema ter bastante informação, ele trava ou demora pra abrir.
        Vou testar no Power Point pra ver se fica melhor!
        Outro sistema que uso bastante para tarefas é o Trello. Nele acompanho as tarefas delegadas, como ligações a fazer, pacientes em atraso na manutenção, tudo que minha atendente faz, é excelente pq possibilita a interação em tempo real e fica tudo registrado! É muito bacana também e agiliza bastante minha vida aqui no consultório. E o melhor, é grátis. 😉

        • Eu estou preparando uma postagem com dicas para usar o power point. Um dos grandes problemas do Evernote realmente parece ser o tamanho do banco de dados. Se você estiver sempre com uma boa conexão, uma alternativa é usar a versão do navegador, que depende apenas da velocidade da internet.

          O Trello eu não conheço, vou pesquisar ele. É baseado no GTD?

          • Ah, legal! Ótimo saber.
            Realmente uso o sistema para PC. Vou testar usando a versão do navegador pra ver se melhora.

            O Trello é um sistema relativamente parecido com o Evernote, só que ele não é um gerenciador de notas, com tantos recursos, é melhor pra tarefas e principalmente pra equipe pois ele permite você criar um quadro e toda sua equipe ver a atualização desse quadro em tempo real, determinar tempo pra execução das tarefas, saber quando uma tarefa está próxima do prazo por exemplo. Nele, você vai inserindo as tarefas, e pode criar várias tabelas e pode sim ser baseado no GTD.
            No blog Call Daniel tem um post bem legal e explicativo sobre o uso da ferramenta. Eu aprendi muito lá, e claro utilizando a ferramenta também.
            Vou deixar o link aqui caso você queira dar uma olhada : http://www.calldaniel.com.br/blog/bid/388338/Como-utilizar-o-Trello-para-aplicar-o-GTD

            Grande abraço. ;*

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