Hoje falarei sobre o Evernote, uma ferramenta rápida, flexível, personalizável e segura para guardar os dados de seu consultório odontológico.
Na Ortodontia e na Odontologia em geral, a organização da documentação é fundamental para o bom andamento de um consultório, e também no aspecto legal.
Com a legislação atual, o ortodontista deve manter os registros de pacientes durante pelo menos 20 anos. Isso leva a uma despesa considerável relacionada a espaço e manutenção desse material. Caso o ortodontista opte por usar o armazenamento digital, deverá manter essa documentação registrada indefinidamente.
Nessa hora, serviços de armazenamento na nuvem se destacam por sua comodidade, já que fazem o backup automático dos dados e permitem o acesso em qualquer lugar.
(Leia a segunda parte do guia aqui)
Organizando seu consultório
Existem inúmeras soluções de armazenamento em nuvem atualmente. Devido à grande variedade de equipamentos disponíveis (PC, mac, tablets, celulares, iphone, android, etc…) é essencial que o serviço utilizado se integre com qualquer plataforma, seja ela mobile ou não.
A segurança é um outro fator que pesa, afinal, seus dados são delicados, confidenciais e únicos. Um software com esse propósito deve ser prático, seguro e confiável. Finalmente, você deve ser capaz de acessar seus dados com agilidade e facilidade.
Evernote
O Evernote é um programa que existe desde 2007 e hoje tem uma base fiel de seguidores na internet (incluindo eu). Durante esse tempo inúmeras ferramentas foram acrescentadas a ele. Entre suas qualidades, podemos citar a facilidade de se inserir novas informações (no programa, através do celular, email, pelo seu navegador no computador, fotos, anotações, pdf, etc…), a ferramenta de busca que consegue ler textos em imagens, fotos e dentro de pdfs e a capacidade de customização do programa: você usa ele do jeito que quiser.
Eu uso atualmente o programa para armazenar informações que serão usadas no blog, estudar, fazer anotações de aulas e cursos e também, o tema que vou abordar hoje, organizar a documentação de meus pacientes no meu consultório.
O Evernote se organiza através de notas, blocos de notas e cadernos.
As notas são o nível mais básico, que seriam comparados aos arquivos dentro de uma pasta. Nelas você pode colocar texto, imagens, pdfs, arquivos, áudio, vídeo, enfim, qualquer coisa. Eu gosto de colocar um arquivo power point com todas as fotos do paciente e anexar outros documentos relevantes como análises, atestados e planejamentos.
Um conjunto de notas fazem um bloco de notas. Eu uso um bloco de notas para pacientes em tratamento, outro para pacientes em contenção, pacientes aguardando diagnóstico, etc…
Finalmente os cadernos. Cadernos são agrupamentos de blocos de notas. Podem ser por exemplo, cadernos para uma clínica específica, cadernos com artigos científicos, cadernos com dicas, etc…
Fazendo buscas no evernote
Quando você digita na caixa de busca no canto superior direito da tela, o evernote começa imediatamente a buscar em suas notas. Ele busca no título da nota, corpo da nota, arquivos de texto, power point e imagens dentro da nota.
Além do mais, você pode deixar buscas salvas (ex.: pacientes em interceptativa) ou pacientes com uma maloclusão (através de tags, que falarei na próxima postagem sobre evernote).
Acesse sua documentação de qualquer lugar
Além de manter um backup de todas suas notas e documentação ortodôntica, você não precisa estar no consultório para acessar suas informações. Como foi dito, essas informações podem ser acessadas pelo app do evernote no celular, tablet, ou em qualquer computador pelo próprio navegador da internet.
O custo do Evernote
O Evernote é um aplicativo freemium, ou seja, pode ser usado gratuitamente mas com algumas limitações. A pesquisa dentro de imagens e pdfs funciona para usuários free, mas o espaço de armazenamento é muito pequeno. O custo para se tornar premium é muito atrativo: apenas R$80,00 por ano. Então realmente compensa, tendo em vista o valor de outros aplicativos de ortodontia com o mesmo propósito.
Usuários premium tem 10gb de upload por mês, o suficiente para armazenar a documentação mensal de um consultório, podem transformar notas em apresentações (um recurso muito legal que vou abordar futuramente), capturar informações diretamente de páginas da internet (muito bom para pesquisas), anotar em pdfs (ótimo para se estudar, em artigos por exemplo), salvar notas diretamente de email (um meio poderoso de se inserir novas documentações de pacientes), opções melhores para compartilhar notas, e outras coisas.
Se o evernote vale a pena ou não, depende de sua disposição para usá-lo no consultório, pois requer um pouco de paciência para adaptar o programa à você. Mas compensa tentar.
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Nas próximas postagens da seção de tecnologia para especialistas falarei um pouco mais sobre o Evernote: como colocar documentações de maneira prática, as várias funcionalidades etc. Recomendo que vocês testem o programa para sentirem como ele é. Pode ser um pouco diferente no início. Mas depois que ele fica organizado, é muito prático e ágil!
(Leia a segunda parte do guia aqui)
Cirurgião-dentista, especialista em ortodontia pela ABO-GO com 10 anos de experiência. Mestre e doutorando em ciências da saúde pela UFG. Professor nas universidades Fasam e Integra, membro da diretoria da Associação Brasileira de Ortodontia (ABOR-GO). Credenciado no sistema Invisalign e apaixonado por ensino, música e tecnologia. Artigos publicados neste blog, sites e revistas científicas.
